Considerando o crescimento exponencial da produção documental e acumulação permanente de massas documentais pelas unidades orgânicas da Secretaria Regional de Educação, Ciência e Tecnologia, o Gabinete do Secretário Regional de Educação, Ciência e Tecnologia desenvolve processos ao nível da gestão dos documentos em todas as fases do seu ciclo de vida, desde a fase ativa, em que são organizados, mantidos e intensamente utilizados pelos seus produtores, até à fase semiativa, em que os documentos são conservados por um período adicional (devido à sua diminuta consulta) e à fase inativa, quando os documentos são incorporados no arquivo histórico ou declarados sem valor arquivístico e destruídos.
Os procedimentos de gestão de documentos estão formalizados em três grandes operações:
I – Elaboração de planos de classificação
O plano de classificação é um elemento estruturante do sistema de arquivo e apresenta um conjunto de regras que promovem a organização dos documentos de arquivo.
Este tipo de processo desenvolve-se nas seguintes etapas:
1. Análise do contexto da produção documental;
2. Levantamento da produção documental;
3. Levantamento sistemático de assuntos;
4. Constituição de séries documentais;
5. Estruturação da classificação;
6. Codificação das séries documentais apuradas;
7. Apresentação de proposta formal do Plano de Classificação;
8. Implementação do novo modelo de classificação de documentos no serviço;
9. Acompanhamento dos trabalhadores que desempenham tarefas de registo e arquivo de documentação procedendo às alterações na proposta de plano quando se mostre necessário.
II – Elaboração e publicação de portarias de gestão de documentos
A avaliação de documentos visa determinar os respetivos prazos de conservação e destino final – eliminação ou conservação permanente.
Este tipo de processo desenvolve-se nas seguintes etapas:
1. Recolha e análise de informações;
2. Elaboração da tabela de seleção;
3. Determinação do valor das séries documentais apuradas;
4. Determinação dos prazos de conservação das séries documentais apuradas;
5. Determinação do destino final das séries documentais apuradas.
III – Eliminação de documentação
Reduzir o volume dos documentos a conservar é um imperativo da boa gestão de arquivos e da valorização do património arquivístico.
A eliminação de documentos abrange dois processos essenciais, a saber:
A) Avaliação da massa documental acumulada
Este processo é realizado quando a documentação que um serviço pretende eliminar não consta da tabela de seleção da Portaria de Gestão de Documentos do serviço que produziu essa mesma documentação, onde se encontra fixado uma relação dos documentos de arquivo desse mesmo serviço, fixando os respetivos prazos de conservação e o destino final.
O processo de avaliação de massa documental acumulada é concretizado nas seguintes etapas:
1. Seleção física e separação das espécies documentais sem valor arquivístico e cujos prazos de conservação administrativa já prescreveram;
2. Seleção física e separação das espécies documentais duplicadas/cópias;
3. Elaboração dos autos de eliminação da documentação referida nos dois primeiros pontos, com vista à sua eliminação;
4. Elaboração de uma listagem descriminada das espécies documentais existentes;
5. Reordenação e limpeza dos corpos, estantes e prateleiras dos vários depósitos depois de feita a triagem da documentação para eliminação, de maneira a rendibilizar e diminuir o espaço afeto a arquivo;
6. Reorganização dos depósitos tendo em conta os espaços disponíveis para arquivo histórico – sendo necessário identificar um novo local para guardar a documentação de conservação permanente;
7. Atribuição de um código de identificação e colocação de etiquetas com os respetivos códigos nas unidades de instalação.
B) Eliminação de documentação não tendo por base uma portaria de gestão de documentos dos serviços
Este processo possibilita a um serviço desfazer-se de documentação de arquivo que cumpriu os prazos de conservação administrativa ao abrigo da tabela de seleção de Portaria de Gestão de Documentos do próprio serviço. A essa documentação não foi reconhecido valor secundário que justifique a sua conservação permanente, o que permite libertar e rendibilizar espaços de arquivo pela sua eliminação.
A eliminação de documentação por esta via desenvolve-se nas seguintes etapas:
1. O serviço solícita ao Gabinete do Secretário Regional de Educação, Ciência e Tecnologia a eliminação de documentação, remetendo para o efeito listagem com a documentação que propõe eliminar;
2. O Gabinete do Secretário Regional de Educação, Ciência e Tecnologia analisa a documentação no sentido de averiguar se respeita o disposto na respetiva tabela de seleção, aprovada na Portaria de Gestão de Documentos do serviço;
3. Transporte e eliminação pelo método de trituração da documentação na Fundoa, de modo a manter a confidencialidade do conteúdo dos documentos;
4. Elaboração de Autos de Eliminação que farão prova legal de eliminação da documentação realizada.
Na Secretaria Regional de Educação, este apoio técnico é prestado pelo Núcleo de Gestão de Arquivo (NGO), da Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos e Apoio Técnico (DSAJAT), do Gabinete do Secretário Regional de Educação, Ciência e Tecnologia.
Para apoio na gestão de documentos, deverá utilizar o seguinte contacto:
Núcleo de Gestão de Arquivo (NGO)
Técnico Superior – Eduardo Simões
eduardo.simoes@madeira.gov.pt
Telefone: 291 145 800
NOTAS:
As tarefas de gestão de documentos elencadas regem-se pelos seguintes instrumentos de orientação prática e textos legais, cujas orientações cada serviço integra e adapta ao seu contexto específico:
– Orientações para a descrição arquivística (2.ª versão), da antiga Direção-Geral de Arquivos;
– Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental: portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação, da antiga Direção-Geral de Arquivos;
– Orientações para a gestão de documentos de arquivo (2.ª edição revista e atualizada), da antiga Direção-Geral de Arquivos;
– Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de agosto – Gestão de documentos na posse dos serviços do Governo Regional da Madeira;
– Regulamento Interno de Utilização do Arquivo Intermédio da Secretaria Regional de Educação.